Behind the screens

Iep Visser

Een digitaal boa-ID maakt het beheer van de passen voor Justis en onze afnemers een stuk sneller en gemakkelijker.

Annabelle Vergeer, programmamanager innovatie
Iep Visser

Een digitaal boa-ID: meer dan een leuk idee

Justis en de RET hebben de afgelopen maanden een pilot gedraaid met het digitaal identificeren van boa’s. In Rotterdam hebben zo’n 20 boa’s een nieuwe oplossing getest, waarmee zij zich met een digitaal ID kunnen legitimeren in plaats van met een fysieke pas. De pilot is een mooi voorbeeld van waar samenwerking tussen overheid en bedrijfsleven toe kan leiden. En zou zomaar de opmaat kunnen zijn naar nieuwe innovaties.

De innovatiekracht van de markt benutten

Annabelle Vergeer is programmamanager Innovatie bij Justis. “Toen we op zoek gingen naar mogelijkheden voor nieuwe innovatieve projecten, kwam het idee van een digitale identificatiemogelijkheid voor boa’s al snel bovendrijven. We hebben gemerkt dat het verstrekken, intrekken en verlengen van fysieke boa-passen best wat administratieve rompslomp met zich meebrengt. Ook gaven boa’s aan het niet prettig te vinden dat hun persoonsgegevens op de fysieke pas te zien zijn: iemand kan deze zomaar met verkeerde bedoelingen op sociale media plaatsen. Een digitaal ID zou dit soort problemen kunnen verhelpen. Via het Hub Startup programma van het ministerie van Justitie en Veiligheid hebben we de markt uitgedaagd met creatieve oplossingen te komen.”

Een slim en breed toepasbaar concept

De winnende inzending voor de challenge kwam van Stef van Wunnik en zijn collega’s van consortium Credenco. Stef: “Natuurlijk wilden we op de eerste plaats een oplossing bieden waarmee boa’s zich veilig en eenvoudig kunnen legitimeren en die het beheren van een boa-ID vergemakkelijkt. Maar we vonden het ook belangrijk een concept te ontwikkelen dat in de toekomst een blauwdruk kan zijn voor andere toepassingen in het publieke domein, van de gemeentelijke afvalpas tot de Verklaring omtrent het Gedrag.”

“We zijn begonnen met het visualiseren van ons idee in de vorm van een filmpje en een presentatie. Zo kon iedereen zich er meteen iets bij voorstellen. Daarna zijn we met Justis en de RET in gesprek gegaan: wat is er nog meer nodig om dit te laten werken? Samen hebben we de laatste conceptuele puntjes op de i gezet en zijn we stapsgewijs met de realisatie aan de slag gegaan. Op tussenresultaten hebben we alvast feedback gevraagd vanuit de praktijk. De ontwikkeling heeft uiteindelijk een maand of vijf geduurd en was echt een gezamenlijke inspanning.”

Hoe werkt het?

Het digitaal ID werkt via een app op het mobiele device van de boa. Als extra controle kan een reiziger het ID verifiëren door een unieke QR-code te scannen met zijn eigen mobiele telefoon. Deze code leidt naar een verificatiepagina van de overheid, zodat de reiziger zeker weet dat het om een geldig ID gaat. Hiermee heeft Justis een privacybeschermende, fraude-resistente en verifieerbare digitale identificatiemogelijkheid in handen.

De doelgroep test zelf mee

Eiso Broersma begeleidde als beleidsadviseur veiligheid bij de RET de pilot waarin de digitale identificatiemogelijkheid in het Rotterdamse ov werd uitgetest. “De fysieke boa-pas bestaat bij de RET al sinds 1969. Onze directie zag al snel in dat een digitaal ID onze boa’s zou kunnen helpen en beschermen, maar voor de boa’s zelf is het best lastig om na al die jaren naar iets nieuws over te schakelen. Ik ben dan ook blij dat we diverse vrijwilligers bereid hebben gevonden om de bruikbaarheid en het gebruiksgemak in hun dagelijkse werk en bij reizigers te toetsen. Dit heeft nu al effect: medewerkers hebben het vertrouwen gekregen dat ze invloed hebben en dat er niet zomaar iets vanuit Den Haag aan ze wordt opgedrongen. Ik weet zeker dat hun bevindingen enorm gaan helpen bij het doorontwikkelen en verbeteren van het digitaal ID.”

Samen professionaliseren en maatschappelijke waarde creëren

In oktober 2021 is de mijlpaal van 10.000 ‘contacten’ met het digitaal ID bereikt. Het pilotteam gaat de komende periode de balans opmaken. Eiso: “Zelfs in het onwaarschijnlijke geval dat de pilot niet zou slagen, hebben we er veel aan gehad. Justis was voor ons een wat administratieve organisatie die best ver van ons af stond en onze vragen nogal ambtelijk oppakte. Door dit project zijn we veel dichter tot elkaar gekomen, zijn we écht in gesprek geraakt en zorgen we samen voor meer professionaliteit. Ik kijk ernaar uit om samen op zoek te gaan naar nog meer waardevolle toepassingen. Binnen onze boa-organisatie, binnen Justis en binnen het bredere publieke domein.”

Technische storing

Van vrijdag 15 oktober tot en met dinsdag 2 november had Justis te kampen met een grote technische storing bij één van de leveranciers. Er konden geen aanvragen worden ingediend en onderhanden werk liep vertraging op, omdat de noodzakelijke informatie-uitwisseling met onze partners (zoals gemeenten, onderwijsinstellingen, politie en justitie) beperkt was. Inmiddels zijn alle systemen weer opgestart en werken we met man en macht om de opgelopen werkvoorraad te kunnen wegwerken binnen de wettelijke termijnen.

Goed functionerende ICT-systemen zijn een noodzakelijke voorwaarde voor de dienstverlening van Justis. Naar de toekomst toe zal Justis blijven doorgaan met het zorgvuldig verder automatiseren van de screeningsprocessen. De omvang van de storing zoals we die meegemaakt hebben komt zelden voor en is heel vervelend, maar helaas nooit uit te sluiten. Op basis van een grondige evaluatie bij de leverancier en bij het ministerie van Justitie en Veiligheid kijken we welke maatregelen we kunnen nemen om de kans op verstoringen in de toekomst zo klein mogelijk te maken.

Screenen in de praktijk

Signalen, oplossingen en resultaten

  1. 1

    Op weg naar begrijpelijke burgerbrieven

    Probleem

    Uit onderzoek blijkt dat de brieven van Justis niet voor iedereen goed te begrijpen zijn. Ze zijn geschreven op taalniveau C1, met soms ingewikkelde formuleringen en formeel en juridisch taalgebruik. Dit past niet bij onze wens om toegankelijk te zijn voor de burger en helder te communiceren. Doordat mensen de boodschap van onze brieven niet begrijpen, krijgen we bovendien een hoop telefoontjes met vragen. Het beantwoorden van deze vragen kost veel tijd.

    Oplossing

    Justis gaat haar burgerbrieven herschrijven naar taalniveau B1. Dit niveau is voor de meeste Nederlanders goed te begrijpen. We starten nog dit jaar met een pilot waarin we de brieven van het product naamswijziging onder handen gaan nemen. Tijdens de pilot gaan we op zoek naar de slimste werkwijze om de brieven te herschrijven. Vervolgens gaan we in 2022 met de rest van onze brieven aan de slag. In 2023 willen we klaar zijn.

    Resultaat

    Begrijpelijke brieven voor burgers en minder telefoontjes voor ons klantcontactcentrum.

  2. 2

    Hogere eHerkenningsniveaus voor veilige digitale samenwerking

    Probleem

    Justis digitaliseert. Steeds meer bedrijven en organisaties willen zoveel mogelijk zaken online bij ons regelen, en Justis beweegt daarin mee. We hechten veel belang aan de veiligheid van onze digitale dienstverlening. Daarom scherpen we net als de rest van de Rijksoverheid de toegang tot onze online diensten verder aan.

    Oplossing

    Vanaf 1 juli 2021 hebben we de eHerkenningsniveaus voor MijnJustis verhoogd. eHerkenning is een gestandaardiseerd inlogsysteem, waarmee zakelijke gebruikers veilig bij (overheids-)organisaties kunnen inloggen en communiceren. We hebben voor elk van onze diensten/producten een zorgvuldige afweging gemaakt welk hoger niveau het beste past. Daarbij hebben we goed gekeken naar zowel veiligheids- en privacyaspecten als klantvriendelijkheid en gebruiksgemak.

    Resultaat

    Partijen die zakelijk inloggen bij Justis om gebruik te maken van onze digitale diensten, kunnen dit veilig en betrouwbaar blijven doen.

In gesprek met...
Kamer van Koophandel

In gesprek met...
Kamer van Koophandel

Om te kunnen screenen heeft Justis toegang tot informatie in allerlei systemen. Het Handelsregister van Kamer van Koophandel (KVK) is één van die systemen. Maar niet zomaar één: alle afdelingen van Justis maken ervan gebruik, voor meerdere screeningsproducten. Arnold Rijks werkt bij KVK als relatiemanager Team Publiek. Hij onderhoudt de reguliere contacten met Justis en zorgt er samen met zijn ICT-collega’s voor dat de informatielevering vanuit KVK snel en stabiel is en blijft. Dat klinkt misschien niet zo spannend: toch is het van essentieel belang voor de uitvoering van de wettelijke taken van Justis en andere overheidsorganisaties.

Effectief opereren als keten

“Binnen ons team ben ik verantwoordelijk voor de contacten met justitiële overheidspartijen, zoals het ministerie van Justitie en Veiligheid, het Centraal Justitieel Incassobureau en dus ook Justis. Als onderdeel van het relatiebeheer probeer ik de belangen van KVK zo goed mogelijk te vertegenwoordigen en maak ik me er tegelijkertijd sterk voor dat signalen vanuit Justis snel en op de juiste plek binnen onze organisatie landen. Het gaat er namelijk om dat we als overheidsketen zo effectief mogelijk opereren. Daarbinnen hebben KVK en Justis weliswaar een eigen rol en verantwoordelijkheid, maar die kunnen we alleen goed invullen als we zaken goed met elkaar afstemmen en communiceren.”

KVK is een belangrijke informatieleverancier van Justis. De informatie uit het Handelsregister wordt voor diverse screeningsproducten gebruikt, van netwerktekening tot de VOG voor rechtspersonen en van de Garantstellingsregeling Curatoren tot de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus. Justis raadpleegt het Handelsregister handmatig en ‘system to system’, waarbij een speciale interface gegevens automatisch heen en weer stuurt. Justis heeft ook de beschikking over een bronkopie van het Handelsregister. Hiermee kun je terugkijken in de tijd, bijvoorbeeld als je wilt weten wie er op een bepaalde datum in het bestuur van een rechtspersoon zat.

Informeren en anticiperen

“Laurens Koster - mijn counterpart en aanspreekpunt bij Justis - en ik hebben regelmatig contact. De kwaliteit van de data en de datalevering is vanzelfsprekend het belangrijkste onderwerp van gesprek. Ook bespreken we nieuwe ontwikkelingen die het werk van Justis kunnen raken, zoals het afschermen van woonadressen van ondernemers dat laatst in het nieuws was. Soms gebruiken we elkaar als klankbord, bijvoorbeeld naar aanleiding van de recente evaluatie van de Wet controle op rechtspersonen. En natuurlijk wisselen we van gedachten over de toekomstige inzet van het Handelsregister, een onderwerp (datavisie) waarvoor KVK afgelopen zomer een internetconsultatie is gestart onder zijn stakeholders. De kern is dat we elkaar tijdig informeren en samen anticiperen op nieuwe ontwikkelingen.”

Praktisch en oplossingsgericht werken

“De samenwerking met Justis verloopt doorgaans erg goed. Ik zie het als een voorbeeld van hoe overheidspartijen met elkaar zouden moeten omgaan. We werken heel praktisch en oplossingsgericht. Onze ICT-teams presenteren de oplossing soms al voor we het probleem zelf hebben gesignaleerd. En dat is natuurlijk helemaal prima.”

Kerncijfers

januari tot en met oktober 2021

VOG

1.167.129 aanvragen
1.944 geweigerd

Naamswijzigingen

1.800 goedgekeurd
94 geweigerd

Buitengewoon opsporingsambtenaar

4.909 afgegeven opsporingsaktes
4 geweigerd

Conclusies Bibob-adviezen

129 ernstige mate gevaar
40 mindere mate gevaar
102 geen gevaar

Toezicht op rechtspersonen

165 risicomeldingen
583 netwerktekeningen

Vergunningen Wet Particuliere Beveiligsorganisaties en Recherchebureaus

471 verleend
22 geweigerd

Garantstellingsregeling curatoren

131 nieuwe verzoeken
110 verhogingsverzoeken

Ontheffing Wet Wapens en Munitie

199 goedgekeurd
14 geweigerd

Gedragsverklaring aanbesteden

10.795 aangevraagd

Gratieverzoeken

95 toegewezen
270 afgewezen

Marginale afwijkingen voorbehouden.